Productivity Is About Systems, Not Your People, Daniel Markovitz, HBR, 2021
94% din problemele si posibilitatile de imbunatatire apartin sistemului si nu individului (W. Edwars Deming)
Pentru a imbunatati semnificativ performanta trebuie sa lucrezi la nivelul sistemului. Autorul recomanda patru modalitati de imbuntatire a performantei prin schimbari la nivelul sistemului:
- Creeaza un sistem de intalniri pe niveluri care sa permita escaladarea problemelor la nivelul superior de responsabilitate in timp util;
- Utilizeaza sisteme care reprezinta vizual unde se dasfasoara activitatile astfel incat colaboratorii sa aiba vizibilitate unde se afla un proiect;
- Clarifica cum trebuie comunicat in functie de complexitatea si urgenta problemei;
- Asigura-te ca cei responsabili pentru efectuarea sarciniilor au deasemenea autoritatea necesara pentru luarea deciziilor.
Exemplu: intalnirea celor din prima linie incepe dimineata la prima ora, a supervizorilor la 30 minute dupa aceasta, a managerilor peste alte 30 minute si tot asa pana la intalnirea conducerii executive. Daca nu se poata ajunge la o decizie intr-o intalnire, problema este escaladata la nivelul urmator. Astfel se reduce timpul pentru luarea deciziilor si se reduce incarcarea cu emailuri.
In munca de birou este dificil de identificat la ce se lucreaza si daca o persoana este supraincarcata sau nu. Utilizarea unei aplicatii/program in care se vede cine la ce task lucreaza si care este starea actuala permite o distributie mai echitabila a sarcinilor si reduce numarul de emailuri/intalniri pentru a afla stadiul lucrarilor. De asemena marcarea timpilor mortii sau blocati permit o mai mare stisfactie si un echilibru munca-odihna mai bun.
Daca nu exista o intelegere privind caile de comunicatii, angajatii trebuie sa verifice toate caile de comunicatii pentru a se asigura ca nu le scapa ceva urgent, ceea ce reduce productivitatea. Ar fi mai usor daca s-ar agrea caile de comunicatie de utilizat pentru probleme urgente si ne-urgente (de exemplu email pentru ceva ce nu este urgent, mesaj pt urgent/simplu, telefon pentru urgent/complicat).